Elevar la competitividad y el rendimiento de su empresa está directamente relacionado con la capacidad de definir, identificar y relevar procesos. Y en eso consiste precisamente el Business Process Modelling, una metodología que permite tomar el control sobre los procesos de trabajo que impactan directamente en los resultados. Descubre las ventajas del BPM en este artículo.
Cuando una empresa se organiza sobre la base de procesos, define una metodología propia de trabajo que dinamiza el rendimiento, genera ahorro de costos y recursos, y permite identificar estructuras y dinámicas de trabajo eficientes.
En la práctica, si bien muchas empresas tienen una idea aproximada acerca de los procesos comerciales que sostienen sus operaciones, en ocasiones ese conocimiento no llega a ser lo suficientemente completo y certero. Piense, por ejemplo, en necesidades concretas como lograr mejores retornos de inversión, resolver problemas en menos tiempo, mejorar los índices de satisfacción del cliente… todos estos objetivos necesitan transparencia y datos concretos para tomar decisiones.
Menos del 20% de todos los procesos de una organización efectivamente tienen un impacto significativo en la competitividad de la compañía.
Fuente: Estudio Global de BPM-D®, Widener University y la Universidad de Chile.
En este sentido, un Business Process Modelling justamente es un modelo de procesos comerciales que crea una visualización concreta de flujos de trabajo basadas en datos. Estos modelos de procesos permiten documentar flujos de trabajo, contar con métricas precisas, identificar problemas potenciales y automatizar procesos de manera inteligente.
¿Qué puede visualizar en estos modelos de procesos?
- Los eslabones que forman parte de cada una de las actividades de un flujo de trabajo.
- Las responsabilidades asignadas a cada una de estas actividades.
- Un mapa del recorrido de cada eslabón dentro del flujo de trabajo.
- Los dispositivos involucrados en cada proceso.
- Las métricas sobre el tiempo involucrado en cada proceso.
Es importante aclarar que estos modelos de procesos se basan en datos cuantitativos, por lo que logran ofrecer vistas objetivas de los flujos de trabajo que incluyen métricas o eventos que muchas veces, si no son sistematizados, pasan por alto.
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Un lenguaje propio al servicio de su negocio
Si bien hay aspectos de la representación visual de un BPM que pueden personalizarse, también hay ciertos recursos estándares que hay que identificar para comenzar a interpretar este lenguaje, algunos de ellos son:
- Las flechas representan flujos de secuencia.
- Los diamantes son puntos de decisión.
- Los óvalos representan el comienzo y el final de los procesos.
- Los rectángulos son actividades específicas dentro de un flujo de trabajo.
- Los carriles identifican quién es responsable de cada componente de un proceso.
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¿Por dónde comenzar a implementarlo?
La mayoría de las áreas de TI tienen registros de eventos digitales que rastrean automáticamente los cambios de estado y las actividades como inicios de sesión, actualizaciones de registro, envíos de formularios, transferencia de información entre sistemas, y más… pero cuando decidimos avanzar hacia la automatización de procesos para incorporar las representaciones visuales data-driven, características de un BPM, lo que se hacemos es sumar un algoritmo que identifica tendencias en los datos y utiliza esos resultados para generar una representación visual de todo ese flujo de actividades.
El 54% de los empleados cree que puede ahorrar 2 horas de trabajo al día mediante la automatización de información y el 78% de los líderes empresariales afirman que podrían ahorrar 3 horas al día.
Fuente: WorkMarket
Una vez puesto en marcha este proceso de gestión de la información más eficiente y automatizado, su empresa estará en condiciones de realizar periódicamente una serie de pasos:
- Optimización de procesos: relevar la precisión de la información permitirá identificar oportunidades de optimización de procesos y de flujos de trabajo. Así su empresa podrá utilizar el modelado de procesos para estandarizar los procesos de todas las áreas involucradas en el negocio, logrando flujos de trabajo y resultados generales más predecibles.
- Evaluación: cuando se crea un modelo de un nuevo proceso, los usuarios comerciales pueden ver en tiempo real cómo se está desempeñando ese flujo de trabajo. Esto permite inmediatamente hacer los ajustes necesarios para seguir optimizando.
- Análisis de uso: se trata de rastrear datos para confirmar si las inversiones en tiempo y recursos rinden efectivamente, o si es necesario enfocar los esfuerzos en la optimización de alguna área o sector productivo en particular.
Mejorar los datos es mejorar la comunicación de toda la empresa
Este tipo de automatización de procesos transforma la información en imágenes. Algo que, en la práctica, se traduce como simplicidad en el acceso y la capacidad de compartir e integrar a más personas en los resultados de la empresa. Cuando todo el equipo tiene acceso a datos de flujo de trabajo cuantitativos, con sus respectivos informes de éxito y de errores, se hace mucho más simple el análisis riguroso de los procesos comerciales.
A cada momento su empresa genera información muy valiosa que, en ocasiones, pasa desapercibida y no se utiliza. Por eso, le proponemos dar un paso más en la evolución de su negocio y convertir a su empresa en una organización data-driven, capaz de tomar contacto con sus propios datos, gestionarlos y utilizando para retroalimentar toda su gestión.
Nuestro equipo de especialistas puede darle un primer abordaje diagnóstico.
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Fuente: Ariel Kijak CEO de Netcontent